Persónuverndarstefna Fyrsta skrefsins
Persónuverndarstefna Fyrsta skrefsins ehf.
Fyrsta skrefið ehf., (í öllum föllum, einnig vísað til sem „við“, „okkar“, „félagsins“, „stofunnar“) kt. 621020-1290, Síðumúla 23, 2. hæð 108 Reykjavík hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins.
Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða skjólstæðinga og viðskiptavini Fyrsta skrefsins og starfsfólks Fyrsta skrefsins, forsvarsmenn viðskiptavina og annarra samstarfsaðila sem og annarra sem eiga í samskiptum við Fyrsta skrefið, (hér eftir sameiginlega vísað til „skjólstæðinga“ „viðskiptavina“ eða „þín“).
Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum Fyrsta skrefið safnar, með hvaða hætti stofan nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.
Ef þú ert í vafa um það hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við á berglind@fyrstaskrefid.is fyrir frekari upplýsingar.
Nánari samskiptaupplýsingar koma fram í lok stefnunnar.
1. Tilgangur og lagaskylda
Fyrsta skrefið leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er stefna þessi byggð á lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum. Fyrsta skrefið leitast við að uppfylla á sama tíma í hvívetna lög um sjúkraskrár og meðferð sjúkraskráa byggð á lögum nr 55/2009.
2. Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.
3. Persónuupplýsingar sem Fyrsta skrefið vinnur um viðskiptavini og skjólstæðinga
Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú sért sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, t.d. birgja, stofnunar, fyrirtækis, eða annarra. Þá safnar Fyrsta skrefið persónuupplýsingum um þig verðir þú skjólstæðingur hjá starfsfólki stofunnar, í samræmi við lög um sjúkraskrár og varðveislu þeirra.
Póstlistar: Ef þú skráir þig á póstlista Fyrsta skrefsins mun félagið vinna með upplýsingar um nafn þitt og netfang. Sú vinnsla byggir á samþykki þínu en þér er heimilt hvenær sem er að afturkalla það samþykki þitt og afskrá þig af póstlista félagsins.
Viðskiptavinir: Komir þú fram fyrir hönd samstarfsaðila Fyrsta skrefsins, s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann Fyrsta skrefið að vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann Fyrsta skrefið að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er Fyrsta skrefinu og/eða starfsfólki þeirra nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila og/eða skjólstæðinga. Þá kann félaginu að vera skylt að vinna með upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga og laga um sjúkraskrár.
Upplýsingar um þig kunna að koma frá þriðju aðilum (til dæmis Virk, félagsþjónustu, starfsendurhæfingu, vinnuveitanda þínum, o.s.frv.). Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa viðskiptavini sína um slíkt eftir því sem við á.
Allar upplýsingar sem tengjast sjúkraskrá þinni eru varðveittar samkvæmt lögum og reglum um sjúkraskrár og meðferð þeirra.
Bókhaldsgögn ber Fyrsta skrefinu að varðveita í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs.
4. Miðlun til þriðja aðila
Fyrsta skrefið kann að miðla persónuupplýsingum þínum til þriðja aðila, þ.e. til innheimtuaðila. Um er þá að ræða nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer og sú upphæð sem gjaldfallin er og ógreidd er. Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til Ríkisskattsstjóra, á grundvelli dómsúrskurða eða til að félagið og/eða starfsfólk þess geti gætt hagsmuna þinna og/eða sinna í dómsmáli, eða máli sem krefst aðkomu lögfræðinga. Þá getur þú ávallt óskað eftir að persónuupplýsingar þínar séu veittar til þriðja aðila, gegn því að undirrita samþykki þar að lútandi.
5. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Fyrsta skrefið leitast við að meðhöndla allar persónuupplýsingar eins og lög kveða á um varðveislu sjúkraskrár. Persónuupplýsingar sem koma frá þér í formi tölvupósta, í gegnum „hafðu samband“ hnapp á vefsíðu Fyrsta skrefsins, í formi skilaboða í gegnum ritara eða annað starfsfólk Fyrsta skrefsins eða annarra fyrirtækja eða stofnanna, leitast félagið við að vernda með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þó getur félagið og starfsfólk hennar ekki tryggt öryggi persónu-upplýsinga sem verða eftir í rafrænu umhverfi eins og tölvupósti, ef tölvupóstkerfið verður fyrir árás hakkara eða vírusa.
5.1. Meðferð tölvupósts
Vinsamlegast athugið að tölvupóstar frá Fyrsta skrefinu ehf. og viðhengi þeirra eru eingöngu ætluð þeim sem tölvupósturinn er stílaður á og gætu innihaldið upplýsingar sem eru trúnaðarmál. Hafir þú fyrir tilviljun, mistök eða án sérstakrar heimildar tekið við tölvupósti og viðhengjum hans biðjum við þig að fara eftir 9. mgr. 47. gr. laga um fjarskipti nr. 81/2003 og gæta fyllsta trúnaðar, hvorki lesa efni þeirra né skrá þau hjá þér né notfæra þau á nokkurn hátt og tilkynna okkur samstundis að þau hafi ranglega borist þér.Brot gegn þessu varða bótaábyrgð og refsingu skv. 74. gr. laganna.
Tölvupóstar til Fyrsta skrefsins og starfsfólks þeirra geta orðið hluti af sjúkraskrá þinni hjá félaginu.
6. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur.
Þú átt rétt á að fá staðfest hvort við vinnum persónuupplýsingar um þig eða ekki, og ef svo er getur þú óskað eftir aðgangi að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Þá kann einnig að vera að þú hafir rétt á að fá afrit af upplýsingunum. Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við félagið að við sendum upplýsingar, sem þú hefur sjálf/ur látið okkur í té eða stafa frá þér, beint til þriðja aðila.
Við ákveðnar aðstæður getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, til að mynda þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni. Sé vinnslan byggð á samþykki er þér hvenær sem er heimilt að afturkalla samþykki þitt.
Athugaðu að lög kunna að skylda félagið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum, svo sem lög um sjúkraskrár.
Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni þinni mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.
7. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 6. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi persónuverndarstefnu þessa eða það hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband á berglind@fyrstaskrefid.is.
Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).
8. Samskiptaupplýsingar
Við höfum tilnefnt Berglindi Magnúsdóttur til að hafa umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans:
Sími 783-6610
Samskiptaupplýsingar um félagið:
Fyrsta skrefið ehf.
Síðumúla 23, 2. hæð
108 Reykjavík
9. Endurskoðun
Fyrsta skrefið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar.
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.
Þessi persónuverndarstefna var sett þann 23.01.2021